Voyages d’affaires : quelles sont les charges déductibles ?
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Lorsque vous réalisez un déplacement dans le cadre de votre activité professionnelle, celui-ci est déductible du résultat fiscal de votre société. Votre entreprise peut prendre en charge diverses dépenses telles que le billet de train, d’avion, l’hôtel et bien d’autres frais… Cet article vous permettra d’aborder plus sereinement vos voyages d’affaires.
Les conditions à respecter
Les frais de déplacement doivent répondre à plusieurs critères afin d’être pris en charge par votre société. Nous allons rappeler les règles essentielles :
- Déplacement réalisé dans l’intérêt direct de l’exploitation de la société : Vous ne pourrez pas passer en charges vos déplacements personnels le week-end ou un billet d’avion afin de visiter votre maman 🙂;
En revanche, vous vous déplacez en train à 300 kilomètres de votre siège social afin de rencontrer un fournisseur ou un prospect, ce déplacement est totalement déductible.
- Correspondre à une gestion normale de votre entreprise.
Exemple : Vous êtes une agence de communication et vous devez rencontrer votre futur client afin de lancer une campagne de publicité disposant d’un budget de 100.000€.
Le client est établi à Dubaï et souhaite vous rencontrer pendant 3 jours afin de travailler sur la campagne. Votre société prendra en charge l’intégralité du séjour professionnel. En revanche, vous devrez justifier du caractère professionnel de ce déplacement (Compte rendu, réunion, mail, rapport, publication etc..).
Quelles sont les dépenses déductibles lors d’un voyage d’affaires ?
En pratique, l’entreprise peut intégrer dans ses charges les dépenses suivantes, notamment :
- Billet d’avion et de train ;
- Frais de taxi entre l’aéroport et l’hôtel ;
- Frais de transport au cours du séjour ;
- Location d’un véhicule ;
- Frais de restaurant ;
- Frais téléphoniques etc…
Les conditions de déductibilité du voyage d'affaires
En principe, les frais liés au voyage d’affaires sont déduits pour le montant réel de la dépense.
Vous ne pouvez pas déduire un forfait que vous définissez vous-même.
Cela signifie que vous devez conserver toutes les factures justifiant le voyage d’affaires.
Autre élément clé, veillez à demander une facture au nom de l’entreprise à chaque fournisseur. Le devis ou la facture pro forma ne constitue pas une facture !
Cela permettra de vous conformer à la législation fiscale et vous évitera un rejet de la dépense en cas de contrôle fiscal.
Pour rappel
ASK Expertise vous conseille afin de préparer sereinement votre voyage d’affaires et définir la liste des dépenses déductibles en cas de doute.
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